Fragen Sie zehn Schweizer Studioinhaberinnen, wie sie Trainerlöhne berechnen, erhalten Sie zehn Antworten — neun davon enden in einer Excel-Tabelle. Der Ansatz ist nicht das Schwierige. Schwierig ist der letzte Sonntag im Monat: Stundenplan öffnen, zusammenzählen, wer tatsächlich da war, sich erinnern, dass am Dienstag um 18:15 zwei Spätabsagen dabei waren, einen im März geänderten Satz anwenden und alles in eine Tabelle tippen, die niemand sonst prüfen kann.
Dieser Ablauf ist teuer, ohne je in der Buchhaltung aufzutauchen. Er kostet zwei bis vier Stunden im Monat. Er erzeugt Zahlen, die Ihre Trainerinnen nicht nachvollziehen können — heikel in einem Geschäft, in dem die Trainerinnen das Produkt sind. Und wenn der Treuhänder im Februar fragt, warum eine Klasse im Oktober CHF 70 statt CHF 60 ergab, lautet die ehrliche Antwort meist: Ich weiss es nicht mehr.
Dieser Leitfaden zeigt die Lohnmodelle, die Schweizer Studios wirklich einsetzen, was jedes davon belohnt, die Anwesenheitsfrage, die fast niemand explizit entscheidet, und wie Sie einen Monat so abschliessen, dass jeder Franken auf eine Klasse zurückführbar bleibt. Wenn Sie das Team gerade erst aufbauen, beginnen Sie bei Einstellung, Planung und Bindung von Instruktoren.
Vier Lohnmodelle — und was sie jeweils belohnen
Jede Lohnstruktur ist ein Anreizsystem, ob bewusst gestaltet oder nicht. Vier Modelle decken fast jedes Schweizer Studio ab:
- Fixbetrag pro Klasse — ein fester Betrag pro Lektion, unabhängig von der Teilnehmerzahl. Planbar für beide Seiten, einfach zu budgetieren und das einzige Modell, das eine Trainerin ohne Zugriff auf Ihre Daten selbst prüfen kann. Zwei Teilnehmende kosten gleich viel wie zwölf.
- Anwesenheitsstufen — Bänder nach Teilnehmerzahl, z. B. CHF 45 bis 2 Personen, CHF 60 bei 3–4, CHF 75 bei 5–7, CHF 90 ab 8. Teilt das Risiko einer ruhigen Klasse und die Chance einer vollen, ohne den Lohn zur Provision zu machen.
- Basis plus Bonus pro Kopf — Fixsatz mit einem Zusatzbetrag je Teilnehmenden über einer Schwelle, etwa CHF 3 pro Kopf ab sieben. Sichert eine Untergrenze in schwachen Wochen und belohnt gefüllte Klassen.
- Umsatzbeteiligung — ein Prozentsatz des Klassenumsatzes. Starke Anreizwirkung, aber schwankendes Einkommen, komplizierte Preisänderungen und von allen vier am schwersten mit Abos, Mitgliedschaften und Guthaben abzustimmen.
Wichtige Erkenntnis
Unschlüssig zwischen Stufen und Kopfbonus? Stufen lassen sich im Gespräch leichter erklären, Boni später leichter anpassen. Viele Studios kombinieren beides — eine Stufentabelle als Basis und einen kleinen Bonus oberhalb des obersten Bandes.
Was Schweizer Studios tatsächlich zahlen
Die Ansätze unterscheiden sich nach Kanton, Qualifikation, Format und — entscheidend — Anstellungsverhältnis. Eine angestellte Trainerin kostet das Studio nach Arbeitgeberbeiträgen deutlich mehr als der Bruttosatz; eine echte selbstständige Trainerin stellt Rechnung und trägt ihre Beiträge selbst. Verstehen Sie die folgenden Werte als Planungsbereiche zum Abgleich, nicht als Richtwert, den Sie jemandem schulden:
- Gruppenklasse Matte, 60 Minuten: üblich CHF 45–75 pro Klasse
- Reformer- oder Kleingeräte-Gruppe: üblich CHF 60–100, entsprechend Qualifikation und kleinerer Gruppe
- Privat- und Semi-Privatstunden: meist ein Anteil am Stundenpreis, häufig 50–70% für die Trainerin
- Vertretungen: gleicher Satz wie im regulären Slot — weniger zu zahlen ist eine Scheinersparnis und zeigt sich daran, wie schnell sich jemand meldet
Wichtige Erkenntnis
Das Anstellungsverhältnis ist keine Präferenz, sondern eine Rechtsfrage. Ob jemand Ihnen als selbstständig erwerbend Rechnung stellen darf, hängt von der gesamten Erwerbssituation ab, nicht von Ihrer Abmachung. Klären Sie Einstufung und Lohnfolgen mit einem Schweizer Treuhänder vor der ersten Zahlung, nicht nach der ersten Kontrolle.
Klären Sie vor dem Ansatz, was als Anwesenheit zählt
Diese Entscheidung überspringen Studios am häufigsten — und sie erzeugt mehr Reibung als der Ansatz selbst. Eine Klasse mit acht Buchungen können acht Personen auf der Matte sein, oder sechs, plus eine Absage um 07:50 für 08:00 und jemand, der schlicht nicht erschienen ist.
Wenn der Lohn in irgendeiner Form von Anwesenheit abhängt, braucht «Anwesenheit» eine Definition, der vorher alle zustimmen:
- Nur anwesend — bezahlt wird, wer im Raum stand. Am saubersten begründbar, aber die Trainerin trägt die Folgen eines Verhaltens, das sie nicht steuern kann.
- Anwesend plus Spätabsagen — anerkennt, dass die Trainerin vorbereitet hat und der Kundin verrechnet wurde. Fair, wenn Sie auch eine Spätabsagegebühr durchsetzen.
- Anwesend plus No-Shows — dieselbe Logik für Personen, die gar nicht abgesagt haben. Meist zusammen mit der vorigen Regel eingeführt, selten allein.
- Gebucht zur Startzeit — am einfachsten zu rechnen und am schlechtesten begründbar. Bezahlt leere Matten und belohnt niemanden.
Was immer Sie wählen: Schreiben Sie es im Trainervertrag in denselben Satz wie den Ansatz. Und führen Sie die Zahlen getrennt — anwesend, spät abgesagt, No-Show — damit ein Total immer erklärt und nicht verteidigt werden muss.
Wenn Spätabsagen Ihre Kapazität auffressen, ist das zuerst ein Problem der No-Show-Regeln und erst danach eines des Lohnmodells. Regeln zuerst reparieren, dann entscheiden, was sie für den Lohn bedeuten.
Stufen gestalten, ohne die Trainerin zu bestrafen
Schlecht gebaute Stufen führen zu einem typischen Effekt: Eine Trainerin beobachtet die Buchungsliste und spürt den Unterschied zwischen vier und fünf Teilnehmenden stärker, als Sie es je wollten. Drei Regeln halten eine Stufentabelle gesund.
Setzen Sie eine Untergrenze, die Sie auch für eine Klasse ohne Buchungen zahlen würden. Diese Zahl sagt, wessen Risiko der leere Platz ist. Wer das unterste Band zu tief ansetzt, erlebt, dass der 07:00-Slot plötzlich niemanden mehr findet.
Halten Sie die Bänder lückenlos — 0–2, 3–4, 5–7, 8+ — mit genau einem offenen Band oben. Eine Lücke in der Tabelle ist eine Klasse, die im falschen Moment auf null rechnet.
Halten Sie die Sprünge moderat. CHF 15 zwischen benachbarten Bändern motivieren; CHF 40 lassen eine einzelne Spontanteilnahme wie einen Geldsegen und eine einzelne Absage wie eine Strafe wirken.
Wichtige Erkenntnis
Ein guter Test: Würden Sie die vollständige Stufentabelle jeder Trainerin im Studio zeigen? Wenn nicht, ist das kein Lohnmodell, sondern eine Verhandlung, die Sie verstecken.
Ansätze ändern sich. Die Lohnhistorie darf es nicht.
Jedes Studio erhöht irgendwann die Ansätze — eine Anpassung im Januar, ein neues Format, eine Trainerin, die die Reformer-Intensivkurse übernimmt. Der Fehler: den neuen Satz in dieselbe Tabelle zu schreiben, die auch die Klassen des Vorjahres enthält.
In dem Moment, in dem Sie einen Satz überschreiben, rechnen sich alle vergangenen Klassen still neu. Die Oktoberzahlung passt nicht mehr zum Oktoberreport, und nichts hält fest, was damals tatsächlich galt. Das ist der häufigste Grund, warum ein Studio eine Rückfrage aus der eigenen Buchhaltung nicht beantworten kann.
Die Lösung ist unspektakulär und absolut: Eine Änderung erzeugt eine neue Version mit Gültigkeitsdatum, und jede bereits unterrichtete Klasse behält die Version, die an diesem Tag galt. Neue Regeln wirken vorwärts, nichts rechnet rückwärts. Von Anfang an so zu arbeiten kostet nichts. Es später zu rekonstruieren kostet ein Wochenende.
Korrekturen gehören in den Datensatz, nicht in den Chat
Korrekturen kommen vor. Eine Klasse dauerte vierzig Minuten länger. Jemand hat mit drei Stunden Vorlauf vertreten. Für einen Workshop war per Nachricht ein Pauschalbetrag vereinbart. Nichts davon ist ein Problem — das Problem ist, wo die Korrektur lebt.
Lebt sie in einem Chatverlauf und einer von Hand geänderten Tabellenzelle, überlebt nur das Total. Der Grund nicht. Ein halbes Jahr später ist eine Differenz von CHF 30 nicht mehr erklärbar, und die Erinnerung der Trainerin ist genauso plausibel wie Ihre.
Verlangen Sie zu jeder Korrektur einen Grund, zeigen Sie sie getrennt vom berechneten Betrag und führen Sie beides im Monatsreport. Das kostet zehn Sekunden und beseitigt eine ganze Kategorie von Streitfällen.
Den Monat so abschliessen, dass ihn jemand anderes prüfen kann
Ein Monatsreport nützt nur, wenn ihn eine Drittperson ohne Rückfragen nachvollziehen kann. Praktisch heisst das: Klasse und Datum, Anwesenheitsaufschlüsselung, angewandte Regelversion, jede Korrektur mit Grund und das Total.
Und dann muss er stillstehen. Anwesenheit bleibt aus guten betrieblichen Gründen editierbar — jemand korrigiert im November ein Check-in — aber diese Korrektur darf keinen Monat verändern, den Sie bereits ausbezahlt und abgelegt haben. Der Periodenabschluss macht aus dem Report ein Dokument statt einer Abfrage auf Live-Daten. Ein Wiederöffnen soll möglich, protokolliert und begründungspflichtig sein.
Wichtige Erkenntnis
Exportieren Sie den Monat am Zahltag als CSV für den Treuhänder und als PDF für Ihre Ablage. Ein drei Monate später aus Live-Daten neu erzeugter Report ist nicht der Report, nach dem Sie bezahlt haben.
Wer Lohndaten sehen sollte
Nach den Zahlungsdaten sind Lohndaten die sensibelsten Informationen in einem Studiosystem. Der Empfang braucht sie für seine Arbeit nicht. Trainerinnen müssen nicht sehen, was andere Trainerinnen verdienen.
Der vernünftige Standard: Owner und Admins sehen Löhne, sonst niemand, und der Zugriff wird bewusst vergeben statt aus einer Rolle geerbt, die zufällig Teamverwaltung enthält. Trennen Sie zudem Ansehen von Ändern — wer den Monatsreport erstellt, muss lesen können; Sätze setzen und Perioden schliessen bleibt Sache der Inhaberin.
Wie StudioPlan Trainerlöhne berechnet
StudioPlan bildet all das jetzt unter Team → Löhne ab, in den Plänen Professional und Enterprise. Der ganze Ablauf:
- Lohnmanagement einschalten und festlegen, ob Spätabsagen und No-Shows lohnrelevant zählen. Eine Änderung rechnet offene Monate neu und behält die Historie der Werte.
- Eine Studio-Standardregel anlegen — Fixbetrag pro Klasse oder Anwesenheitsstufen mit optionalem Bonus ab einer Schwelle. Regeln pro Trainerin oder pro Klassentyp nur dort, wo sie wirklich abweichen; die spezifischste Regel gewinnt (Trainerin, dann Klassentyp, dann Studio-Standard).
- Beim Abschluss einer Klasse wird der Betrag automatisch aus der erfassten Anwesenheit berechnet und zusammen mit der angewandten Regelversion eingefroren. Ändert sich die Anwesenheit später, wird neu gerechnet und der vorherige Wert bleibt in der Historie.
- Einzelne Klassen bei Bedarf korrigieren — mit Pflichtbegründung. Die Korrektur erscheint getrennt vom berechneten Betrag, nie stillschweigend eingerechnet.
- Monatsreport öffnen, nach Trainerin oder Standort filtern und als CSV oder PDF exportieren — mit Studioadresse, Aufschlüsselung pro Klasse, Korrekturen und Total.
- Monat schliessen und damit sperren. Gesperrte Monate lehnen Neuberechnungen und Korrekturen ab; das Wiederöffnen verlangt einen Grund und wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
- Rechte für Ansehen und Verwalten getrennt unter Team → Berechtigungen vergeben. Owner und Admins haben beide standardmässig; Trainer und Empfang keines, ausser Sie geben es frei.
Wichtige Erkenntnis
Eine bewusste Grenze, klar benannt: Das ist eine buchhalterische Zusammenstellung in CHF, keine Lohnbuchhaltung. StudioPlan berechnet weder AHV, ALV, BVG noch Quellensteuer und meldet nichts an Behörden. Es liefert die nachvollziehbare Zahl pro Klasse, mit der Ihr Lohnprozess beginnt — genau den Teil, der bisher in einer Tabelle lag.
Ein durchgerechneter Monat
Ein Zürcher Studio, drei Trainerinnen, 62 abgeschlossene Klassen im Monat. Die Standardregel ist gestuft: CHF 45 bis 2 Teilnehmende, CHF 60 bei 3–4, CHF 75 bei 5–7, CHF 90 ab 8, dazu CHF 3 je Teilnehmenden über acht. Eine Trainerin unterrichtet die Reformer-Intensivkurse mit einer eigenen Regel zu fix CHF 95. Spätabsagen zählen, No-Shows nicht.
Die 62 Klassen ergeben CHF 4’410. Zwei Korrekturen kommen dazu: CHF 40 für einen überzogenen, separat vereinbarten Workshop und minus CHF 45 für eine als abgeschlossen erfasste Klasse, die vor Ort abgesagt wurde. Der Report zeigt CHF 4’410 berechnet, minus CHF 5 Korrekturen, Total CHF 4’405 — beide Korrekturen mit Grund und Namen.
Das ist der ganze Monatsabschluss. Aus einem Sonntagabend wird: eine Seite lesen und «Monat schliessen» drücken.
Fangen Sie mit der langweiligen Version an
Sie brauchen keine ausgefeilte Struktur. Sie brauchen eine schriftliche.
Wählen Sie einen Standardsatz für Ihre normale Klasse. Entscheiden Sie in einem Satz, ob Spätabsagen zählen. Schreiben Sie beides in den Trainervertrag und lassen Sie jede abgeschlossene Klasse gegen diese Regel rechnen. Ausnahmen pro Trainerin oder Klassentyp erst, wenn ein echter Fall es verlangt — die meisten Studios brauchen zwei oder drei Regeln, nicht zwanzig.
Der eigentliche Gewinn ist nicht die gesparte Zeit, so real zwei bis vier Stunden im Monat auch sind. Er besteht darin, dass Sie auf die Frage, warum der Oktober CHF 60 unter dem September lag, eine Seite öffnen und in zehn Sekunden antworten — und die Trainerin sieht, dass die Antwort schon vor ihrer Frage da war. Wenn Sie Systeme grundsätzlicher vergleichen, hilft unser Leitfaden zu Software für Pilates- und Yogastudios.