Mit deinem Studio von Eversports umziehen
Importiere Kund:innen, Mitgliedschaften, Karten, Kurse, Buchungen, Geschenkgutscheine und Rechnungshistorie aus Eversports in drei Phasen: Import, Prüfen, Kund:innen benachrichtigen.
Bevor Sie beginnen
- Zugang als Inhaber:in oder Admin mit Berechtigung für die Studioverwaltung
- Admin-Zugang zu deinem Eversports-Konto für die Exporte
- Ein Teststudio, um die ganze Migration zuerst zu üben (dringend empfohlen)
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Im Teststudio üben
Lege ein zweites, leeres Studio an und führe die ganze Migration zuerst dort durch. Aktiviere im Schritt Kund:innen die Teststudio-Option: Echte E-Mail-Adressen werden durch Platzhalter ersetzt, sodass niemand Post erhält. Erst wenn alles stimmt, wiederholst du es im Live-Studio. Es wird nie etwas gelöscht, und jeder Schritt kann gefahrlos wiederholt werden: Bereits vorhandene Einträge werden übersprungen.
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Diese Dateien aus Eversports exportieren
Exportiere jede der folgenden Dateien als CSV, mit genau den Namen, wie sie in Eversports erscheinen: «Kund:innen-Infos» (alle Kund:innen, für jeden Schritt nötig), «Alle Memberships» und «Pausierte Memberships» (Mitgliedschaften und Pausen), «Alle Rechnungen mit Zahlungen» (Karten, Einzelstunden, Rechnungshistorie und Zahlungen; teilt Eversports den Export nach Zeitraum auf, exportiere alle Zeiträume und lade alle hoch), «Aktivitäten» mit dem Filter «Alle» (Kurse inklusive abgesagter), «Aktive Buchungen» (Buchungen und Anwesenheit, optional, aber empfohlen) und «Gutscheinübersicht» (Geschenkgutscheine). Weitere Exporte werden erkannt, aber nicht verwendet.
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Studio → Migration öffnen und alles auf einmal hochladen
Öffne in StudioPlan Studio → Migration. Phase 1 ist der Import. Wähle alle exportierten CSV-Dateien gemeinsam aus und lade sie hoch. Jeder Schritt zeigt, welche seiner Dateien vorhanden (grün) oder noch offen sind. Die Dateien bleiben bis zum Import in deinem Browser und werden nicht auf unseren Servern gespeichert.
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Die sechs Import-Schritte der Reihe nach durchgehen
1. Kund:innen, 2. Mitgliedschaften, 3. Karten und Einzelstunden, 4. Kurse und Buchungen, 5. Geschenkgutscheine, 6. Rechnungshistorie. Drücke in jedem Schritt zuerst auf Prüfen: Es zeigt nur, was passieren würde, und schreibt nichts. Wenn die Zahlen stimmen, tippe zur Bestätigung den Slug deines Studios ein und drücke auf Importieren. Kund:innen werden ohne Passwort angelegt, Mitgliedschaften ohne automatische Verlängerung und ohne Abrechnung, vergangene Kurse als abgeschlossen importiert, und niemand wird benachrichtigt oder belastet. Importierte Rechnungen erhalten das Präfix EV- und erscheinen auf der Zahlungsseite mit dem Badge Importiert; sie zählen als Umsatz, aber nie als auszahlbares Guthaben.
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Daten prüfen (Phase 2)
Öffne die Phase Prüfen. Sie zeigt, wie viele Kund:innen, Mitgliedschaften, Käufe, Kurse, Buchungen, Gutscheine, Rechnungen und Zahlungen das Studio jetzt enthält und welche Schritte erledigt sind. Vergleiche diese Zahlen mit Eversports. Prüfe dann die Punkte unter «Bitte von Hand prüfen»: Kund:innen ohne E-Mail-Adresse, geschätzte Restlektionen bei Karten und Mitgliedschaften, die ohne automatische Verlängerung importiert wurden. Öffne ein paar Kund:innen und Kurse als Stichprobe.
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Kund:innen benachrichtigen (Phase 3)
Importierte Kund:innen haben noch kein Passwort. Drücke unter «Kund:innen einladen, ein Passwort zu setzen» auf Prüfen und dann auf Senden. Jede:r Kund:in mit echter E-Mail-Adresse erhält einen Link, um ein Passwort zu wählen; wer schon ein Login hat, wird übersprungen, niemand erhält die E-Mail doppelt. Sende zuerst nur an 1 bis 5 Personen, um die E-Mail zu sehen. Pro Tag können höchstens 50 Einladungen gesendet werden; ein grosses Studio braucht daher mehrere Tage: Komm jeden Tag wieder und sende erneut. Mitglieder, die in Eversports per Karte bezahlt haben, erhalten einen persönlichen Link, um ihre Karte für die nächste Verlängerung zu hinterlegen; dabei wird nichts abgebucht.
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Live gehen
Am Tag des Wechsels: Schalte Verlängerungen und Online-Buchung in Eversports im selben Moment ab, sonst können Mitglieder doppelt belastet und Kurse an zwei Orten gebucht werden. Sende die Passwort-E-Mails, informiere deine Kund:innen mit einer kurzen Nachricht, dass die Buchung umgezogen ist, und teile deine StudioPlan-Buchungsseite (unten in Phase 3 angezeigt).
Tipps
- Die Anwesenheitshistorie reicht nur so weit zurück wie der Buchungsexport. Brauchst du ältere Anwesenheiten, bitte Eversports um einen älteren Buchungsexport und importiere erneut.
- Kartenstände werden aus Rechnungen und Buchungen geschätzt, und die Gültigkeit der Karten wird mit 6 Monaten angenommen, weil beides in den Eversports-Exporten fehlt. Prüfe Karten von Hand.
- Unbezahlte Rechnungen werden bewusst nicht importiert, damit niemand eine Zahlungserinnerung erhält. Kund:innen ohne E-Mail-Adresse siehst du in der Phase Prüfen.
- Stornierte und erstattete Rechnungen werden als storniert importiert. Gutschriften werden mit ihrer Rechnung verknüpft und nicht separat importiert.
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