Wenn du dein Yoga-, Pilates- oder Fitnessstudio mit Eversports führst und wechseln möchtest, ist die grösste Sorge selten die neue Software. Es sind deine Daten: Hunderte Kund:innen, laufende Memberships, angebrochene Karten, künftige Buchungen und Jahre an Rechnungen. Mit StudioPlan tippst du nichts davon neu ein. Du exportierst ein paar Dateien aus Eversports, und eine geführte Seite importiert alles in drei Phasen: Import, Prüfen, Kund:innen benachrichtigen.
Was von Eversports zu StudioPlan umzieht
- Kund:innen mit Kontaktdaten und Sprache
- Memberships, auch pausierte
- Karten und Einzelstunden mit Restguthaben
- Kurse und Buchungen, mit vergangener Teilnahme
- Geschenkgutscheine mit Code und Restwert
- Rechnungshistorie, sichtbar auf deiner Zahlungsseite
Vorbereitung: die sieben Eversports-Exporte
In Eversports exportierst du sieben Dateien: Kund:innen-Infos, alle Memberships, pausierte Memberships, alle Rechnungen mit Zahlungen, Aktivitäten, aktive Buchungen und die Gutscheinübersicht. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung im Hilfezentrum nennt die genauen Dateien und Filter, du musst also nichts raten.
Phase 1: Eversports-Daten importieren
Öffne Studio → Migration und lade alle sieben Dateien auf einmal hoch. Danach folgen sechs Schritte: Kund:innen, Memberships, Karten und Einzelstunden, Kurse und Buchungen, Geschenkgutscheine und Rechnungshistorie.
Jeder Schritt beginnt mit einer Prüfung, die nur zeigt, was passieren würde. Geschrieben wird erst, wenn du den Namen deines Studios zur Bestätigung eintippst. Importierte Kund:innen haben noch kein Passwort, Memberships werden nicht abgerechnet, vergangene Kurse gelten als abgeschlossen, und niemand wird benachrichtigt oder belastet. Wer einen Schritt zweimal ausführt, erzeugt keine Duplikate.
Phase 2: Zahlen prüfen
StudioPlan listet auf, was jetzt in deinem Studio ist: Kund:innen, Memberships, Kurse, Buchungen, Gutscheine, Rechnungen und Zahlungen. Daneben siehst du eine kurze Liste von Punkten zum Nachprüfen von Hand, zum Beispiel Kund:innen ohne E-Mail-Adresse oder geschätzte Kartenstände. Vergleiche die Zahlen mit Eversports, bevor du jemandem Bescheid gibst.
Phase 3: Kund:innen einladen
Deine Kund:innen erhalten eine E-Mail mit einem Link, um ihr Passwort zu wählen und in deinem neuen Studio zu buchen. Sende sie zuerst an fünf Personen, dann an alle. Wer schon ein Login hat, wird übersprungen, niemand erhält die E-Mail doppelt. Die E-Mail kommt von deinem Studio, Antworten gehen an die E-Mail-Adresse deines Studios.
Was passiert mit den alten Rechnungen?
Importierte Rechnungen behalten ihre Eversports-Nummer mit dem Präfix EV-. Sie erscheinen auf der Zahlungsseite als importiert und zählen zum Umsatz. Zum auszahlbaren Guthaben zählen sie nie, deine echten Auszahlungen bleiben also korrekt.
Checkliste für den Start
- Zahlen aus der Prüfphase mit Eversports vergleichen
- Verlängerungen und Online-Buchung in Eversports im selben Moment abschalten, in dem du die Buchung in StudioPlan öffnest, damit niemand doppelt belastet wird
- Einladungen in Etappen senden: fünf, dann fünfzig, dann alle
- Neuen Buchungslink an deine Kund:innen schicken
Warum Schweizer Studios StudioPlan wählen
StudioPlan ist für den Schweizer Markt gebaut: Preise in CHF, TWINT, Buchung auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, Wartelisten und automatische Absage zu schwach belegter Kurse. Den ganzen Vergleich mit Eversports findest du auf unserer Website. Und lies, wie eine Warteliste und weniger No-Shows deine Kurse füllen.