Passare da Eversports a StudioPlan
Importa clienti, abbonamenti, carte, corsi, prenotazioni, buoni regalo e storico fatture da Eversports in tre fasi: importazione, controllo, informare i clienti.
Prima di iniziare
- Accesso come titolare o admin con diritti di gestione dello studio
- Accesso admin al tuo account Eversports per esportare i file
- Uno studio di prova per provare tutta la migrazione (vivamente consigliato)
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Provare in uno studio di prova
Crea un secondo studio vuoto e svolgi prima tutta la migrazione lì. Nel passaggio Clienti attiva l'opzione studio di prova: gli indirizzi e-mail reali vengono sostituiti da segnaposto, così nessuno riceve nulla. Solo quando tutto è corretto, ripeti nello studio reale. Non viene mai cancellato nulla e ogni passaggio può essere ripetuto senza rischi: gli elementi già presenti vengono saltati.
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Esportare questi file da Eversports
Esporta ciascuno dei file seguenti come CSV, con esattamente i nomi che compaiono in Eversports: «Kund:innen-Infos» (tutti i clienti, necessario per ogni passaggio), «Alle Memberships» e «Pausierte Memberships» (abbonamenti e pause), «Alle Rechnungen mit Zahlungen» (carte, lezioni singole, storico fatture e pagamenti; se Eversports divide l'esportazione per periodo, esporta tutti i periodi e caricali tutti), «Aktivitäten» con il filtro «Alle» (corsi, compresi quelli annullati), «Aktive Buchungen» (prenotazioni e presenze, facoltativo ma consigliato) e «Gutscheinübersicht» (buoni regalo). Le altre esportazioni vengono riconosciute ma non usate.
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Aprire Studio → Migrazione e caricare tutto insieme
In StudioPlan apri Studio → Migrazione. La fase 1 è l'importazione. Seleziona insieme tutti i file CSV esportati e caricali. Ogni passaggio mostra quali file sono presenti (verde) o mancanti. I file restano nel tuo browser fino all'importazione e non vengono salvati sui nostri server.
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Eseguire i sei passaggi di importazione in ordine
1. Clienti, 2. Abbonamenti, 3. Carte e lezioni singole, 4. Corsi e prenotazioni, 5. Buoni regalo, 6. Storico fatture. In ogni passaggio premi prima Controlla: mostra solo cosa succederebbe e non scrive nulla. Quando le cifre sono corrette, digita lo slug del tuo studio per confermare e premi Importa. I clienti vengono creati senza password, gli abbonamenti senza rinnovo automatico né fatturazione, i corsi passati importati come conclusi, e nessuno viene notificato o addebitato. Le fatture importate ricevono il prefisso EV- e compaiono nella pagina Pagamenti con il badge Importato; contano come fatturato, mai come saldo da versare.
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Controllare i dati (fase 2)
Apri la fase Controllo. Mostra quanti clienti, abbonamenti, acquisti, corsi, prenotazioni, buoni, fatture e pagamenti contiene ora lo studio e quali passaggi sono completati. Confronta queste cifre con Eversports. Poi guarda i punti sotto «Da controllare a mano»: clienti senza indirizzo e-mail, lezioni rimanenti stimate delle carte, abbonamenti importati senza rinnovo automatico. Apri alcuni clienti e corsi a campione.
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Informare i clienti (fase 3)
I clienti importati non hanno ancora una password. Sotto «Invita i clienti a impostare una password» premi Controlla e poi Invia. Ogni cliente con un indirizzo e-mail reale riceve un link per scegliere una password; chi ha già un accesso viene saltato, nessuno riceve l'e-mail due volte. Invia prima solo a 1-5 persone per vedere l'e-mail. Al giorno si possono inviare al massimo 50 inviti; uno studio grande impiega quindi più giorni: torna ogni giorno e invia di nuovo. I membri che pagavano con carta in Eversports ricevono un link personale per registrare la carta per il prossimo rinnovo; in quel momento non viene addebitato nulla.
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Andare online
Il giorno del passaggio: disattiva rinnovi e prenotazione online in Eversports nello stesso momento, altrimenti i membri possono essere addebitati due volte e i corsi prenotati in due posti. Invia le e-mail per la password, informa i clienti con un breve messaggio che la prenotazione si è spostata e condividi la tua pagina di prenotazione StudioPlan (mostrata in fondo alla fase 3).
Consigli
- Lo storico delle presenze arriva solo fin dove arriva l'esportazione delle prenotazioni. Per presenze più vecchie chiedi a Eversports un'esportazione più vecchia e importa di nuovo.
- I saldi delle carte sono stimati da fatture e prenotazioni, e la validità delle carte è supposta di 6 mesi, perché le esportazioni di Eversports non contengono né l'uno né l'altra. Controlla le carte a mano.
- Le fatture non pagate non vengono volutamente importate, così nessuno riceve un sollecito di pagamento. I clienti senza indirizzo e-mail sono elencati nella fase Controllo.
- Le fatture annullate e rimborsate vengono importate come annullate. Le note di credito sono collegate alla loro fattura e non importate separatamente.
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