Quitter Eversports pour StudioPlan
Importez client·e·s, abonnements, cartes, cours, réservations, bons cadeaux et historique des factures depuis Eversports en trois phases : import, vérification, information des client·e·s.
Avant de commencer
- Accès propriétaire ou admin avec droits de gestion du studio
- Accès admin à votre compte Eversports pour exporter les fichiers
- Un studio de test pour répéter toute la migration (fortement recommandé)
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Répéter dans un studio de test
Créez un second studio vide et effectuez d'abord toute la migration dedans. Dans l'étape Client·e·s, cochez l'option studio de test : les vraies adresses e-mail sont remplacées par des adresses fictives, personne ne reçoit rien. Quand tout est correct, répétez dans votre studio réel. Rien n'est jamais supprimé et chaque étape peut être relancée sans risque : les éléments déjà présents sont ignorés.
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Exporter ces fichiers depuis Eversports
Exportez chacun des fichiers suivants en CSV, avec exactement les noms affichés dans Eversports : « Kund:innen-Infos » (tous les clients, nécessaire à chaque étape), « Alle Memberships » et « Pausierte Memberships » (abonnements et pauses), « Alle Rechnungen mit Zahlungen » (cartes, séances à l'unité, historique des factures et paiements ; si Eversports divise l'export par période, exportez toutes les périodes et importez-les toutes), « Aktivitäten » avec le filtre « Alle » (cours, y compris annulés), « Aktive Buchungen » (réservations et présences, facultatif mais recommandé) et « Gutscheinübersicht » (bons cadeaux). Les autres exports sont reconnus mais non utilisés.
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Ouvrir Studio → Migration et tout importer d'un coup
Dans StudioPlan, ouvrez Studio → Migration. La phase 1 est l'import. Sélectionnez ensemble tous les fichiers CSV exportés et chargez-les. Chaque étape indique quels fichiers sont présents (vert) ou manquants. Les fichiers restent dans votre navigateur jusqu'à l'import et ne sont pas stockés sur nos serveurs.
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Suivre les six étapes d'import dans l'ordre
1. Client·e·s, 2. Abonnements, 3. Cartes et séances à l'unité, 4. Cours et réservations, 5. Bons cadeaux, 6. Historique des factures. Dans chaque étape, appuyez d'abord sur Vérifier : cela indique seulement ce qui serait fait et n'écrit rien. Quand les chiffres sont corrects, saisissez le slug de votre studio pour confirmer et appuyez sur Importer. Les client·e·s sont créé·e·s sans mot de passe, les abonnements sans renouvellement automatique ni facturation, les cours passés sont importés comme terminés, et personne n'est notifié ni débité. Les factures importées reçoivent le préfixe EV- et apparaissent sur la page Paiements avec le badge Importé ; elles comptent comme chiffre d'affaires, jamais comme solde à verser.
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Vérifier les données (phase 2)
Ouvrez la phase Vérifier. Elle indique combien de client·e·s, abonnements, achats, cours, réservations, bons, factures et paiements le studio contient maintenant, et quelles étapes sont terminées. Comparez ces chiffres avec Eversports. Examinez ensuite les points sous « À vérifier à la main » : client·e·s sans adresse e-mail, séances restantes estimées des cartes, abonnements importés sans renouvellement automatique. Ouvrez quelques client·e·s et cours pour contrôler.
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Informer vos client·e·s (phase 3)
Les client·e·s importé·e·s n'ont pas encore de mot de passe. Sous « Inviter les client·e·s à définir un mot de passe », appuyez sur Vérifier puis sur Envoyer. Chaque client·e avec une vraie adresse e-mail reçoit un lien pour choisir un mot de passe ; les personnes qui ont déjà un compte sont ignorées, personne ne reçoit l'e-mail deux fois. Envoyez d'abord à 1 à 5 personnes pour voir l'e-mail. Au maximum 50 invitations peuvent être envoyées par jour ; un grand studio met donc plusieurs jours : revenez chaque jour et envoyez à nouveau. Les membres qui payaient par carte dans Eversports reçoivent un lien personnel pour enregistrer leur carte pour le prochain renouvellement ; rien n'est débité à ce moment.
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Passer en production
Le jour du changement : désactivez les renouvellements et la réservation en ligne dans Eversports au même moment, sinon des membres peuvent être débité·e·s deux fois et des cours réservés à deux endroits. Envoyez les e-mails de mot de passe, informez vos client·e·s par un court message que la réservation a changé de place, et partagez votre page de réservation StudioPlan (affichée en bas de la phase 3).
Conseils
- L'historique des présences ne remonte que jusqu'à l'export des réservations. Pour des présences plus anciennes, demandez à Eversports un export plus ancien et importez à nouveau.
- Les soldes de cartes sont estimés à partir des factures et réservations, et la validité des cartes est supposée de 6 mois, car les exports Eversports ne contiennent ni l'un ni l'autre. Vérifiez les cartes à la main.
- Les factures impayées ne sont volontairement pas importées, pour que personne ne reçoive de rappel de paiement. Les client·e·s sans adresse e-mail sont listé·e·s dans la phase Vérifier.
- Les factures annulées et remboursées sont importées comme annulées. Les avoirs sont liés à leur facture et non importés séparément.
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